Việc tổ chức đại hội bài bản, chuyên nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp quảng bá hình ảnh, nâng cao niềm tin - giá trị doanh nghiệp trong mắt nhà đầu tư, khách hàng, đối tác, nâng cao chất lượng quản trị công ty - quan hệ nhà đầu tư. Để tổ chức thành công ĐHĐCĐ thường niên, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:

1. Lưu ý về thời gian tổ chức

- Thời gian họp ĐHĐCĐ thường niên: Theo quy định Khoản 1, 2 Điều 139 Luật doanh nghiệp 2020, ĐHĐCĐ thường niên là sự kiện bắt buộc phải được tổ chức bằng hình thức cuộc họp (không được tổ chức bằng hình thức Lấy ý kiến bằng văn bản) mỗi năm một lần đối với Công ty cổ phần (CTCP). ĐHĐCĐ thường niên phải được tổ chức trong vòng 4 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trong trường hợp doanh nghiệp muốn gia hạn việc tổ chức họp ĐHĐCĐ sau 4 tháng, thì HĐQT phải ra quyết định gia hạn (Đối với các Công ty đại chúng thì Nghị quyết HĐQT thông qua việc gia hạn này phải thực hiện Công bố thông tin theo đúng qui định). Tuy nhiên, thời gian gia hạn không được quá 6 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

2. Lưu ý về việc chốt danh sách cổ đông để thực hiện quyền tham dự ĐHĐCĐ và gửi thông báo mời họp

- Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp:

Theo quy định tại khoản 1 Điều 273, Nghị định 155/2020/NĐ-CP, công ty đại chúng phải công bố thông tin về việc lập danh sách cổ đông có quyền tham dự họp ĐHĐCĐ tối thiểu 20 ngày trước ngày đăng ký cuối cùng.

- Gửi thông báo mời họp: Theo quy định tại khoản 1, Điều 141, Luật Doanh nghiệp 2020, “Danh sách cổ đông có quyền dự họp ĐHĐCĐ được lập không quá 10 ngày trước ngày gửi giấy mời họp ĐHĐCĐ nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn ngắn hơn”. Đây là thông lệ quản trị công ty tốt để tạo điều kiện cho cổ đông sớm có thông tin về thời gian, địa điểm tổ chức đại hội ngay sau khi chốt danh sách. Qua đó, cổ đông có thể sắp xếp thời gian, lịch làm việc cho phù hợp, điều này đặc biệt có ý nghĩa với khối nhà đầu tư tổ chức, nhà đầu tư nước ngoài - đang ngày càng đóng vai trò lớn trên thị trường chứng khoán Việt Nam. Trong thông báo mời họp, doanh nghiệp lưu ý cần có đường link website của Doanh nghiệp để cổ đông có thể tiếp cận đầy đủ tài liệu ĐHĐCĐ, có thông tin địa chỉ liên hệ để cổ đông đáp ứng đủ điều kiện theo quy định có thể gửi kiến nghị nội dung chương trình họp, đề cử ứng cử trong trường hợp bầu Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát.

- Tài liệu ĐHĐCĐ: Khoản 1 Điều 143 Luật Doanh nghiệp 2020, Khoản 3 Điều 10 Thông tư 96/2020/TT-BTC quy định thời hạn công bố tài liệu Đại hội là tối thiểu 21 ngày trước ngày khai mạc đại hội (nếu Điều lệ doanh nghiệp không quy định thời gian dài hơn) và đặc biệt ngoài tài liệu tiếng Việt, doanh nghiệp nên có tài liệu tiếng Anh để đảm bảo quyền bình đẳng tiếp cận thông tin như nhau giữa các nhóm nhà đầu tư trong nước cũng như nước ngoài. Trường hợp có bầu Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát, doanh nghiệp cần công khai trình tự đề cử, ứng cử, giới thiệu ứng viên. Trường hợp xác định được trước ứng viên thì nên công bố danh sách ứng viên, sơ yếu lý lịch ứng viên trước tối thiểu 10 ngày trước ngày khai mạc đại hội, qua đó tạo điều kiện cho cổ đông tìm hiểu, lựa chọn đúng những người tham gia quản trị điều hành doanh nghiệp.

Như vậy, thời gian để Doanh nghiệp chuẩn bị tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ từ khi công bố thông tin chốt danh sách đến khi chính thức tổ chức cuộc họp sẽ khoảng từ 45 - 50 ngày.

3. Lưu ý về Công tác tổ chức đại hội đồng cổ đông

- Đăng ký cổ đông dự họp - kiểm phiếu: Việc tham dự và biểu quyết tại cuộc họp ĐHĐCĐ không chỉ là quyền của cổ đông mà còn là kênh kết nối và gia tăng tương tác giữa các cổ đông với doanh nghiệp. Để tham dự và biểu quyết tại cuộc họp ĐHĐCĐ, cổ đông có thể tham dự và biểu quyết trực tiếp hoặc ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp ĐHĐCĐ. Doanh nghiệp cần chuẩn bị chu đáo, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật và điều lệ Công ty khâu đón tiếp đại biểu, đăng ký tham dự và kiểm phiếu tại đại hội. Doanh nghiệp có thể thuê ngoài một bên độc lập, để thực hiện giám sát quá trình kiểm phiếu tại đại hội. Bên độc lập này sẽ giữ vai trò tham gia giám sát quá trình biểu quyết, thẩm định kết quả biểu quyết và đảm bảo quy trình tổ chức đại hội, kiểm phiếu được diễn ra đúng trình tự, minh bạch.

- Áp dụng công nghệ thông tin hiện tại để tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến hoặc kết hợp trực tiếp với trực tuyến và bỏ phiếu điện tử: Để đáp ứng tốt hơn khả năng tham dự của cổ đông, xóa bỏ rào cản về khoảng cách địa lý, giảm khối lượng công việc đăng ký dự họp, kiểm phiếu cho Ban tổ chức tại Đại hội, Doanh nghiệp nên mạnh dạn ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại trong việc tổ chức ĐHĐCĐ như ĐHĐCĐ trực tuyến, ĐHĐCĐ trực tiếp bỏ phiếu điện tử hoặc ĐHĐCĐ trực tiếp kết hợp trực tuyến bỏ phiếu điện tử.

- Các nội dung biểu quyết tại đại hội: Ngoài các nội dung bắt buộc phải thảo luận và thông qua tại phiên họp ĐHĐCĐ thường niên theo quy định tại Khoản 3 Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020, Doanh nghiệp cần lưu ý các nội dung sau:

+ Giao dịch các bên liên quan: Doanh nghiệp nên thực hiện rà soát nếu thường xuyên có phát sinh các hợp đồng giao dịch với các bên liên quan theo quy định của Điều 167, Luật Doanh nghiệp, khoản 3 Điều 280, điểm d khoản 2 Điều 284 Nghị định 155/2020/NĐ-CP, để trình ĐHĐCĐ trong trường hợp thuộc thẩm quyền, tránh các rủi ro pháp lý có thể xảy ra.

+ Các nội dung đã được thông qua tại các Nghị quyết ĐHĐCĐ trước đó chưa được thực hiện, theo quy định khoản 2 Điều 272 Nghị định 155/2020/NĐ-CP, HĐQT phải báo cáo ĐHĐCĐ tại kỳ họp thường niên gần nhất. Trường hợp có thay đổi nội dung thuộc thẩm quyền quyết định của ĐHĐCĐ, HĐQT phải trình ĐHĐCĐ gần nhất thông qua trước khi thực hiện. (Ví dụ: Tổ chức phát hành tạm ngừng, ngừng, hoãn các đợt phát hành, chào bán trong năm; Tổ chức phát hành thay đổi mục đích sử dụng vốn của các đợt chào bán, phát hành, v.v…)

+ Lựa chọn mô hình quản trị mới: Trường hợp lựa chọn mô hình không có Ban Kiểm soát theo quy định điểm b khoản 1 Điều 137, Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp cần lưu ý đến tiêu chuẩn điều kiện thành viên Hội đồng quản trị độc lập cũng như cơ cấu tổ chức, nhân sự của tiểu ban kiểm toán nội bộ trực thuộc hội đồng đồng quản trị. Về trình tự thủ tục, để áp dụng mô hình quản trị mới, tại ĐHĐCĐ, doanh nghiệp cần xin ý kiến cổ đông về việc thay đổi cơ cấu tổ chức quản trị công ty và sửa đổi điều lệ, quy chế quản trị cho phù hợp với mô hình quản trị mới.

Thời hạn tổ chức Đại hội đồng Cổ đông được quy định cụ thể tại Khoản 2 Điều 139 Luật doanh nghiệp 2020 – Cuộc họp Đại hội đồng Cổ đông: “Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính”. Như vậy, Đại hội đồng cổ đông thường niên phải tổ chức trong vòng 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trường hợp doanh nghiệp muốn gia hạn, thì thời hạn tổ chức không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính và Hội đồng quản trị phải có nghị quyết về việc gia hạn tổ chức Đại hội đồng cổ đông thường niên.

Trước đây, Đại hội đồng cổ đông thường niên không được triệu tập đúng thời hạn quy định, công ty cổ phần có thể bị xử phạt theo quy định tại điểm a Khoản 1 Điều 34 Nghị định 50/2016/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư như sau: Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau: không tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong thời hạn quy định; đồng thời buộc phải tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông thường niên theo quy định.

Tuy nhiên, Nghị định 50/2016/NĐ-CP đã hết hiệu lực từ ngày 01/01/2022 và Điều 34 của Nghị định này đã bị thay thể bởi Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 28/12/2021. Theo đó, pháp luật hiện hành chưa có quy định chế tài phạt hành chính cụ thể về hành vi tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông thường niên không đúng thời hạn quy định.

Căn cứ theo Điểm d, Khoản 1, Điều 37 Quy chế niêm yết và giao dịch chứng khoán niêm yết ban hành kèm theo Quyết định 17/QĐ-HĐTV ngày 31/3/2022 và Điểm b, Khoản 1 Điều 33 Quy chế Đăng ký và Quản lý giao dịch chứng khoán chưa niêm yết của Sở Giao dịch chứng khoán Việt Nam: “Chứng khoán bị cảnh báo khi xảy ra một trong các trường hợp sau: Tổ chức niêm yết/đăng ký giao dịch chưa họp Đại hội đồng cổ đông thường niên quá 6 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.”

Căn cứ theo Điểm h, Khoản 1 Điều 34 Quy chế Đăng ký và Quản lý giao dịch chứng khoán chưa niêm yết của Sở Giao dịch chứng khoán Việt Nam: “Chứng khoán bị hạn chế giao dịch khi xảy ra một trong các trường hợp sau: Tổ chức đăng ký giao dịch không khắc phục được tình trạng bị cảnh báo theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 33 Quy chế này và tiếp tục không họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm tiếp theo trong thời hạn tối đa kể từ thời điểm kết thúc năm tài chính.”

Như vậy, tuy chưa có chế tài cụ thể về xử phạt hành chính nhưng cổ phiếu của Công ty có thể bị đưa vào diện cảnh cáo, gây ảnh hưởng đến uy tín và thiệt hại cho cổ đông của Công ty.

Theo quy định khoản 3 Điều 115 Luật doanh nghiệp 2020 - Quyền của cổ đông phổ thông thì:“Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 5% tổng số cổ phần phổ thông trở lên hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty có quyền yêu cầu triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong các trường hợp sau đây:

a) Hội đồng quản trị vi phạm nghiêm trọng quyền của cổ đông, nghĩa vụ của người quản lý hoặc ra quyết định vượt quá thẩm quyền được giao;

b) Trường hợp khác theo quy định tại Điều lệ công ty.”

Yêu cầu triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông “phải bằng văn bản và phải bao gồm các nội dung sau đây: họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức; số lượng cổ phần và thời điểm đăng ký cổ phần của từng cổ đông, tổng số cổ phần của cả nhóm cổ đông và tỷ lệ sở hữu trong tổng số cổ phần của công ty, căn cứ và lý do yêu cầu triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông. Kèm theo yêu cầu triệu tập họp phải có các tài liệu, chứng cứ về các vi phạm của Hội đồng quản trị, mức độ vi phạm hoặc về quyết định vượt quá thẩm quyền.”

Ngoài ra, theo quy định Điều 140 Luật doanh nghiệp 2020 – Triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ), sau khi cổ đông nhóm cổ đông đủ điều kiện gửi yêu cầu triệu tập ĐHĐCĐ bất thường và các tài liệu kèm theo nêu trên cho Hội đồng quản trị (HĐQT), Ban kiểm soát và các bên có liên quan, HĐQT phải triệu tập họp ĐHĐCĐ trong thời hạn 30 ngày, trừ trường hợp Điều lệ Công ty có quy định khác.Nếu quá thời hạn 30 ngày mà HĐQT không tổ chức họp ĐHĐCĐ bất thường thì Ban kiểm soát thay thế HĐQT triệu tập ĐHĐCĐ bất thường trong thời hạn 30 ngày tiếp theo. Nếu tiếp tục quá thời hạn trên mà Ban Kiểm soát vẫn không triệu tập ĐHĐCĐ bất thường thì cổ đông, nhóm cổ đông mới có quyền đại diện công ty triệu tập ĐHĐCĐ bất thường.Để đảm bảo cơ sở pháp lý của phiên họp ĐHĐCĐ được triệu tập, cổ đông, nhóm cổ đông cần chuẩn bị các tài liệu để chứng minh cho đại hội và các cơ quan có thẩm quyền rằng cổ đông, nhóm cổ đông có đủ thẩm quyền triệu tập ĐHĐCĐ bất thường và đã tuân thủ đúng quy trình, trình tự thủ tục triệu tập ĐHĐCĐ.

Theo Khoản 2, Điều 139 Luật doanh nghiệp 2020 - Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông: “Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.”

Theo Khoản 8 Điều 146 Luật doanh nghiệp 2020 - Thể thức tiến hành họp và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông: "Chủ tọa có quyền hoãn cuộc họp Đại hội đồng cổ đông đã có đủ số người đăng ký dự họp tối đa không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày cuộc họp dự định khai mạc và chỉ được hoãn cuộc họp hoặc thay đổi địa điểm họp trong trường hợp sau đây:

a) Địa điểm họp không có đủ chỗ ngồi thuận tiện cho tất cả người dự họp;

b) Phương tiện thông tin tại địa điểm họp không bảo đảm cho cổ đông dự họp tham gia, thảo luận và biểu quyết;

c) Có người dự họp cản trở, gây rối trật tự, có nguy cơ làm cho cuộc họp không được tiến hành một cách công bằng và hợp pháp;"

Doanh nghiệp cần chủ động công bố thông tin (UBCKNN, VSDC, Sở GDCK nơi doanh nghiệp đang niêm yết/ đăng ký giao dịch và trên website công ty) về việc thay đổi, gia hạn hoặc hoãn thời gian tổ chức ĐHĐCĐ, cũng như dự kiến thời gian tổ chức để cổ đông nắm được, chủ động sắp xếp thời gian, công việc để có thể tham dự ĐHĐCĐ theo kế hoạch. "